Pedidos efectivos: clave para mejorar la comunicación

Los errores de comunicación suelen, a la larga, costar caro y son una preocupación. Por suerte, haciendo pequeños ajustes y un paso a paso, se pueden tener excelentes resultados y mejorar la comunicación al 100%.

Los pedidos mal formulados

Muchas veces los gerentes con los que trabajamos nos comentan que no tienen las respuestas que les gustaría por parte de la gente de su equipo.

Entonces empezamos a sondear cómo es que hacen los pedidos a sus colaboradores y por lo general descubrimos que es aquí donde reside el problema: No saben o no se animan a pedir como “Dios Manda” o mejor dicho, con una estructura que sea tan clara y específica que casi no dé lugar a malos entendidos (Y decimos “casi” porque la comunicación es tan amplia que es imposible lograr una comunicación “perfecta”).

Frases como “Hay que hacer un informe del estado de situación”, “Cuando puedas llévame a la oficina el material que te pedí” “Alguien que se comunique con el proveedor en el transcurso del día…” empiezan a aparecer.

¿Te sentís identificado? Buen comienzo.

El problema de estas frases

Que “Todos” es “nadie”, que “alguien” es “nadie”, que “Cuando puedas” no es “YA” y así podríamos pasarnos horas, enumerando pedidos que no lo son.

El problema de las respuestas

El otro problema con respecto a los pedidos ambiguos o poco claros es su respuesta. “Hago lo posible”, “Me fijo que puedo hacer”, “Cuando pueda lo hago”… Y volvemos a lo mismo. Estas respuestas no son compromisos y no las podemos aceptar. ¿Por qué? Porque no nos están dando una respuesta concreta a nuestros pedidos.

La fórmula del pedido

Afortunadamente existe una forma de pedir que es muy efectiva y sencilla de utilizar, nosotras la aprendimos de Fred Kofman, y sigue la siguiente fórmula:

“Te pido A para B, con C condiciones de satisfacción. ¿Puedes hacerlo?”

A es el pedido específico: ¿Qué es lo que quieres pedir: Un informe, un llamado, hacer determinada tarea? Tienes que especificarlo.

B es el tiempo exacto para el cual se necesita A. ¿Hoy, mañana, qué día, a qué hora?

C son las condiciones de satisfacción. ¿Cuántas veces pasa que nos hacemos una idea en la cabeza de lo que queremos y pedimos y cuando lo realizan dista mucho de lo imaginado? En este punto es esencial ser lo más específico y claro posible para que la otra persona cumpla lo más posible con el estándar que esperamos.

La gran pregunta

La pregunta “¿Puedes hacerlo?” es fundamental para dejar en claro las posibilidades del colaborador. Y aquí nos puede decir que SI, o que NO (Y se abre un mundo de posibilidades que veremos en el siguiente POST)

Por si no lo notaste, la frase comienza con un “Te pido”. Es que los pedidos efectivos se tienen que realizar en primera persona, no es “la empresa” ni “un marciano”, ni “el éter”, nadie que se pueda identificar. Al fin y al cabo tu tienes que rendir las cuentas hacia arriba.

Asimismo, se le puede agregar más información respecto a el/los objetivo/s que fundamenta/n el pedido y que suelen ser de gran utilidad para nuestro interlocutor ya que puede actuar como un motivador a la vez que clarifica el “para qué” se le está haciendo el pedido, inclusive le da información que puede ser de utilidad para realizar una sugerencia.

La fórmula entonces queda: “Para lograr X, te pido A para B, con C condiciones de satisfacción. ¿Puedes hacerlo?”

¿Y en castellano?

Pongámoslo en castellano, por ejemplo: “Para hacer más rápida la propuesta de trabajo que tenemos que entregar el lunes que viene, te pido que hagas un informe para el miércoles a las 14.30 de máximo 5 carillas A4, letra Arial 12, que aborde un diagnóstico, el estado de situación actual y posibles acciones a futuro. ¿Puedes hacerlo?”

Puedes usar esta forma de pedir tanto en la comunicación cara a cara como en los correos electrónicos. ¡Es genial!

Por lo general, cuando practicamos esta forma de pedir, nuestros clientes quedan sorprendidos por la sencillez pero a la vez les resulta un poco extraño comenzar a utilizarlo.

Ante esto les decimos: ¡ANIMATE A COMENZAR A USARLO. ¡Vas a tener mejor resultados! Al principio puede sonar un poco raro. Es cuestión de personalizarlo, ponerle el estilo que mejor se adapte a ti, sin dejar de seguir la estructura (Importantisimo, sino volvemos al punto cero).

Entonces: ¿Te animas? ¿Nos cuentas cómo te fue?

¡Esperamos tus comentarios!

PD: ¿Te interesan más herramientas sencillas y poderosas como estas? Mira entonces el check in y check out para tus reuniones en este video.