Ideas para gestionar mejor el tiempo

Gestionar mejor el tiempo es posible, aquí te mostramos un paso a paso que utilizamos para detectar las causas que impiden una mejor organización y te permitirá diseñar un plan de acción para optimizar tu tiempo y aumentar la productividad.

La falta de gestión del tiempo y las consecuencias que esto trae es un tema que preocupa a muchas personas. Y muchas otras no alcanzan a dimensionar su impacto, aunque si padecen sus consecuencias: estrés, sentirse abrumado/a, necesitar que el día tenga el doble de horas, reducir la productividad, estar cansado/a y la lista podría seguir.

Si sientes que en tu trabajo o vida personal, no tenés tiempo para nada y te encuentras todo el día corriendo de aquí para allá, llegaste al post correcto.

“Saber escoger el tiempo, es ahorrar tiempo” Francis Bacon

Gestionar mejor el tiempo

En primer lugar es importante que te preguntes y pienses: ¿cuánto te molesta esta situación de estar todo el día laboral al borde del abismo?. Hay personas que disfrutan de estar muy activos y ocupados.

Pero si esta situación te comienza a pesar, a producir estrés y mucho cansancio, es hora de que reacciones y comiences a actuar para llevar tu jornada a un ritmo que puedas fluir y disfrutar. Sí, es posible pensar que uno puede disfrutar de la actividad laboral y se comienza con la creencia que, valga la redundancia, ¡sí es posible!.

Ideas para mejorar esta situación

Dimensión personal:

Te invitamos a buscar lápiz y papel y a realizar el siguiente ejercicio:

Determina cuál es tu situación actual de disconformidad. Anota todo y si es posible en papelitos. Ejemplo: Corro todo el día, no alcanzo a terminar las tareas que me asigné.
Luego pregúntate: ¿Qué quiero que suceda en lugar de esto?
Siguiente paso: toma cada una de las situaciones que te molestan o te agobian y pregúntate ¿Cuáles son las causas? ¿por qué sucede?.
Una vez que hayas realizado este trabajo profundo de autoconocimiento, recién puedes realizar tu plan de acción concreto para mejorar la situación inicial y logres tu SITUACIÓN DESEADA.

Dimensión colectiva:

Analiza a tu equipo, a tu organización, las siguientes características.

Determina cuál es el proceso general de tu trabajo, o sea desde el inicio hasta el final.
Establece cuál es el eslabón que tienen que hacer (o tienes que hacer) y es tu responsabilidad.
Qué necesitan de las otras áreas.
Cuál es el tiempo que lleva hacer el trabajo.
Cuáles son los recursos necesarios.
Qué habilidades son necesarias para realizar lo que les corresponde.
Cuántas ganas tienen de mejorar la situación.

El hacer este ejercicio ayuda a dimensionar los recursos necesarios, determinar responsabilidades y a cuantificar la tarea para luego hacer cambios.

Luego de hacer este ejercicio, analiza dónde tienes o tienen que hacer ajustes para y qué acciones vas o van a realizar para mejorar la gestión del tiempo y aumentar la productividad.

Por ejemplo: “Tomo actividades que en realidad le competen a otra área u otra persona”. Acción: La próxima vez derivaré el pedido y me enfocaré en lo que es mi responsabilidad.

Ayuda mucho:

Comunicar, comunicar, comunicar la situación deseada (lo que se quiere lograr).
Escribe en un lugar visible la situación deseada.
Trabaja en acciones concretas para lograr lo que desean.
Evalúa y celebra los éxitos.
Inaugura una agenda personal y grupal si no la tienen. Tachen los trabajos realizados.
Celebren los éxitos.
Si tienes que delegar, debes planificar la delegación, usa estos pasos de John Maxwell:

Pasos para delegar de John Maxwell:

Haz el trabajo solo.
Hazlo con otro.
El otro lo hace y tú estás ahí.
El otro lo hace solo.
El otro lo hace con otro.
Y así indefinidamente.

Aquí puedes ver un video donde te explicamos mejor estos pasos para delegar.

Si tienes que atender al público ocasionalmente, acostúmbrate a dar citas.
Controla tu capacidad de atender, cuidado con los ladrones de tiempo: estar con varias cosas a la vez, usar las redes sociales mientras trabajas.
Indica si necesitas privacidad y silencio para hacer tu trabajo
Analiza cuáles son los talentos del equipo para que cada uno brille en lo que más le gusta.

Establece criterios o pide criterios para hacer consciente la calidad del trabajo que realizan:

Analiza los tiempos de entrega, ¿para cuándo hay que realizar determinada tarea? (Este punto es fundamental porque sino asumimos tiempos que no son)
Dedica tiempo para planificar a nivel diario, semanal, mensual, anual.
Clasifica cuáles son los trabajos urgentes e importantes, los rutinarios y los extraordinarios. En la medida que puedas diferenciarlos podrás realizar acciones para mejorar la situación. La trampa está en el pensamiento: cuando creemos que todos los trabajos tienen el mismo nivel de importancia, de plazos.
Ordena y clasifica la información que necesitas, esto ayuda a facilitar las tareas.

Por último: No existe una receta mágica, cada persona debe elaborar su propia receta.

Desarrollo personal, Liderazgo, Nuevo gerente, Sesiones estratégicas

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